“La miglior riunione è quella che non si fa” (B. Severgnini)

Quella di Severgnini è chiaramente una provocazione ma sottolinea perfettamente quell’abitudine tutta italiana di organizzare riunioni lunghe, noiose e – spesso – inconcludenti.

Riunirsi al lavoro non è una cosa banale, facile o automatica. Ma è l’unico modo per connettere le menti e creare il futuro (come recita il motto di Expo “Connecting minds creating the future”).

Nel suo ultimo libro “6 X 2: Sei brevi lezioni da due maestri del marketing”, scritto a quattro mani con Oscar Di Montigny, Oscar Farinetti dedica un intero capitolo alla gestione delle riunioni. Scopriamo insieme i suoi consigli:

Il primo grande obiettivo di una riunione è andare d’accordo, quindi ricercare armonia. Se non ci si riunisce, non si prendono decisioni ponderate e spesso è il capo a decidere.

Ecco il secondo grande motivo per riunirsi: prendere decisioni collettive.

La terza funzione è quella di motivare le persone, dare loro un obiettivo per andare tutte nella stessa direzione.

Infine, distribuire i compiti in modo che, alla fine, ognuno sappia “chi fa cosa e quando”.

Inoltre, le riunioni devono essere:

– Puntuali, dedicate cioè a un tema caldo;
– Complete, vi partecipano tutti gli attori coinvolti;
– Preparate, vi è modo di riflettere prima su cosa dire;
– Decisive, organizzate allo scopo di prendere decisioni.

Perché sia ben strutturata, una riunione deve seguire queste 8 fasi:

1) ARGOMENTO
Deciso dall’organizzatore, è vitale che sia ben chiaro e comprensibile a tutti. Tutti devono sapere se si tratta di un incontro comunicativo, decisionale o altro.

2) TITOLO E INVITO
Non sottovalutiamo le parole, un titolo deve destare attenzione e suscitareimpegno. Nel deciderlo, l’organizzatore dimostra la sua capacità di condensareargomento, importanza e obiettivi in poche memorabili parole.

Può essere tecnico, emozionale o addirittura poetico.

Ad esempio, una riunione per decidere nuove aperture può assumere le seguenti declinazioni:

– Nuove aperture: quali e quando (tecnico)
– I passi del nostro futuro: passeggiamo o corriamo? In quale direzione? (emozionale)
– Le impronte del nostro cammino: tocca a noi fissarle (poetico)

Sotto il titolo occorre indicare una sintesi degli argomenti e un ordine del giorno perché chi legge deve capire in un attimo il perché è stato invitato.

3) CONVOCAZIONE, TEMPISTICA E FREQUENZA
L’invito deve essere consegnato con congruo anticipo e, qualora necessario, corredato da documenti utili alla discussione. Va anche chiarita la durata: i partecipanti devono sapere come organizzarsi la giornata e autoregolarsi sui tempi dei loro interventi.

“Le riunioni devono essere POCHE, POTENTI e BREVI.” (O. Farinetti)

Non necessariamente devono essere finalizzate a una decisione, a volte è opportuno organizzarle per ricreare intesa in un gruppo di lavoro.

4) ORDINE DEL GIORNO
È fondamentale stabilire la progressione degli argomenti. Se sono concatenati all’interno di una materia principale, è opportuno che la soluzione del primo sia utile alla trattazione del successivo.

Quando ci troviamo di fronte a problemi diversi, sorge il dilemma: iniziamo dal più scottante o lo lasciamo per ultimo?

Alcuni decidono di partire da quello scottante allo scopo di concedergli un’attenzione più fresca e tutto il tempo necessario per essere affrontato.

Farinetti, salvo casi eccezionali, lo lascia come ultimo punto. Scaldare i muscoli in pianura prima di affrontare le montagne può facilitare il compito.

5) L’INCIPIT
L’apertura tocca all’organizzatore che ha il compito di inquadrare lo scenario in un tempo breve e introdurre il tema. Delle slide preparate in anticipo possono aiutare. La scenografia è importante così come il livello di drammaticità delle parole. Entrambi devono essere coerenti con la posizione del leader rispetto all’oggetto.

6) GLI INTERVENTI
Dopo l’introduzione, il leader dà la parola ai partecipanti pregandoli di restare nei tempi. È preferibile che sia lui a dare l’ordine di intervento ed è indispensabile che tutti dicano la loro, anche con un semplice «Non ho le idee chiare, ho bisogno di riflettere».

L’organizzatore non deve interrompere chi parla o lasciarsi andare a commenti. Più produttivo prendere appunti per poi essere puntuali nella chiusura.

7) TIRARE LE FILA
Al termine di tutti gli interventi, il leader riprende la parola per tirare le fila. Le parole di questo discorso sono molto importanti perché descrivono la decisione finale. Dovrà essere bravo a creare un’atmosfera che coinvolga anche chi ha dimostrato di pensarla diversamente. A questo scopo è opportuno citare – anche testualmente – gli interventi avversi: chi si sente citato deduce di essere stato ascoltato e compreso.

Alla fine, quello che Farinetti definisce CENTRALISMO DEMOCRATICO: il capo ascolta tutti ed è disponibile a cambiare idea in base ai rilievi osservati. Ma, alla fine, è lui che prende la decisione finale.

8) L’IMPORTANZA DEL RIASSUNTO
Deve essere circoscritto a tre minuti ma è fondamentale. Dà modo ai partecipanti di prendere nota di ciò che potrebbe essere sfuggito e, soprattutto, serve a sancire in modo definitivo gli impegni personali assunti da ognuno.

Per schematizzarlo, può essere utile una lavagna a fogli mobili dove annotarenumeri e parole. Aprire con slide digitali preordinate e chiudere con quelle analogiche improvvisate può dimostrare quanto la riunione si sia calata nella realtà.

Martedì 2 Agosto avrò il piacere di intervistare, per la seconda volta in pochi mesi, Oscar Farinetti che presenterà la sua biografia Never quiet.
Appuntamento in Sardegna all’anfiteatro di Puntaldia (San Teodoro – SS).

Fabio Columbano